许多家庭都经历过家庭委员会,作为管理家庭的一种形式. 几乎总是, 家庭理事会的成立,对一个充满活力和富有成效的管理实体有着很高的期望. 有些人发射成功,有些人努力获得足够的动力起飞.

无论你是刚刚成立家庭委员会还是已经成立多年, 考虑到其他人在家庭委员会的工作中所吸取的经验教训,会有很大的收获. 以下是家庭委员会经常希望他们早点知道的15条指导方针.

1. 保持清晰的界限,特别是家族和企业治理

家庭委员会是作为一个更广泛的有进取心的家庭的执行团队或代表机构服务的团体. 这个更广泛的家庭团体通常被称为家庭协会,由所有有资格就家庭事务投票的人组成. 家庭协会通常由家庭业主和非业主组成, 比如配偶和尚未获得股份的人. 家庭委员会的工作是向更广泛的家庭协会提出建议,并落实家庭协会的愿望.

家庭理事会也是一个独立于董事会的实体, 直接代表股东. 而家庭理事会可能会被要求牵头研究如何组建董事会, 或者教育家人董事会是如何运作的, 理事会本身对理事会没有权力. 同样,家庭理事会也没有篡夺股东的权利和责任. 最终控制所有权方向的是股东.

此外,家庭委员会无权告诉管理层该做什么. 而家庭委员会成员可能会与管理层讨论为即将到来的家庭会议做准备或向家庭协会做陈述, 指导管理层的行为不在家庭委员会的职责范围之内. 这是董事会的工作.

家庭委员会有时会对他们的权利和责任感到困惑. 例如, 他们可能会发现公司领导层或家族在企业中的雇佣问题. 家庭理事会可能在不知情的情况下开始制定政策,并期望它将直接得到执行. 家庭理事会最好能在关键问题上形成家庭共识,并直接与董事会主席以单一的声音进行沟通.

2. 要清楚,家庭委员会是为它的选民工作的:它不是家庭的老板

家庭委员会不能在家人面前走得太远. 家庭委员会的成员可能会认为他们是在做有益于家庭的大事, 直到家人说:“你在决定我们想要表达的事情。.“家庭委员会不应该胆怯到觉得有必要把所有东西都给家人. 有时,家庭需要其代表机构的大胆领导. 明智的家庭委员会主席将与家庭的情绪保持联系,以知道何时向前推进并作为一个委员会领导,何时停下来并在一个问题上了解家庭的脉搏.

“服务型领导”是家庭议会主席行之有效的领导模式,也是家庭议会领导家庭选民的好模式. 一个有用的比喻是家庭委员会,它把家庭群体视为他们的姐妹和兄弟. 当兄弟姐妹被给予选择,并被代表他们工作的兄弟姐妹告知进展时,他们的反应会更好. 当其中一个兄弟姐妹扮演上级或指挥角色时,他们可能会反抗.

由于时间和精力有限,家庭委员会承受不起太多的阻力. 对于最重要的计划,尊重和大量的沟通是必要的. 然而, 必须在允许来自更广泛家庭的声音之间取得平衡, 但还没有达到家庭委员会允许自己被微观管理的程度.

3. 首先是职位描述,然后是候选人

在决定家庭委员会成员的时候, 谁将担任主席,谁将领导教育委员会, 前面还有一个经常被忽略的步骤:确定资格. 首先定义家庭委员会主席的工作描述的做法, 然后确定一份可能符合条件的人的名单,这样做的好处是让合适的人进入这个职位.

当选择成员, 家庭委员会做得很好,在整个家庭中寻找有能力的成员(而不仅仅是每个分支中的一个),并满足以下条件:

  • 沟通技巧:倾听、说服和告知
  • 双赢妥协和团体外交技巧
  • 成熟
  • 理解和支持家庭的使命和愿景
  • 整个家庭的可访问性
  • 来自整个家庭的尊重和信任

除了成员的提名和选拔, 家庭议会成员的资格可作为一项标准,并可在成员获委任或选举后提醒其责任
他们的角色. 高效的家庭委员会使用年度会议, 匿名反馈,向个人会员提供关于他们如何达到标准的信息.

4. 不要让它成为“烘焙委员会”

一些家庭通过痛苦的方式发现,仅仅为了家庭而涉及家庭往往会导致与那些感到无力的人进一步疏远. 当家庭委员会对真正的问题有真正的责任时,他们才会工作. 把一群没有什么权力和发言权的家庭成员组织成一个团体并不能带来有效的体验. 其结果是一个没有权力和发言权的群体.

家庭委员会当然可以容纳那些没有商界领袖那么强大的人. 然而, 一个好的家庭委员会有影响力和价值,而不仅仅是基于成员, 更重要的是有效的领导和从结果中获得的尊重. 

5. 明智地选择椅子

有效的椅子是充满活力的, 在影响安理会时采取全家庭视角, 并且能够带着远见卓识去领导,穿越可能存在的障碍. 一项关键的技能是,在不偏袒任何一个分支的情况下,为整个家族的最大利益行事的能力. 当然,主席需要有组织,知道如何领导那些通常是志愿者的人.

如果主席是由于领导能力以外的其他原因而被选中的, 这个家庭可能会努力实现它的目标. 有些家庭会利用主席这个职位作为在家庭成员中培养领导技能的方法. 这可以工作, 而是为了让主席取得成功, 资源(如家庭顾问, 培训研讨会或行政支持)可能需要帮助组织和实施家庭倡议. 类似的, 没有经验的主席将从培训中受益,以加强他或她的领导能力.

6. 创建一个宪章

家庭委员会开会,但不明确其目的或职责范围,很可能使委员会成员和更广泛的家庭都感到沮丧. 一个有效的家庭委员会有明确其目的的宪章, 角色, 职责和高级目标. 在许多方面,宪章充当了家庭委员会的操作手册. 宪章使家庭理事会和更广泛的家庭的决策更加清晰. 它将包括确定家庭委员会成员的程序, 会员资格的条款和条件, 结构概述(i.e. 会有委员会吗??)和沟通关系.

宪章将反映每个家庭的独特情况. 例如, 一个非常大的家庭可能会寻求任期限制,迫使不同家庭成员随时间轮换家庭委员会的职位. 这让家庭成员有更多的机会贡献他们的力量,并发展新的家庭领导技能. 相反, 一个更小的家庭将避免任期限制——承认他们没有源源不断的潜在委员会成员.

小家庭可能只有少数成员具有领导才能,并致力于为家庭服务. 为了轮换而将他们轮换,最终限制了他们对家庭的贡献,从而损害了整个家庭. 

7. 利用常设委员会、专责小组和特设委员会

完成家庭的工作不是一件容易的事. 实现家庭目标需要一段时间的持续努力. 为了完成家庭的工作,常有站立的时候
向家庭议会汇报的小组委员会. 常设委员会是为实现家庭目标而设立的持续存在的委员会. 例如, 家庭委员会可设有教育委员会,其目的是增加家庭的知识基础, 或一个慈善委员会来指导家庭慈善事业的成功实施.

有时需要组织一个子小组来实现一个有较短时间限制的家庭目标, 比如组织一个有进取心的家庭的工艺品. 这被称为特设委员会,通常会有至少一名家庭理事会成员以及从家庭协会中抽取的成员参加. 这项任务完成后,委员会就会解散. 称之为特设委员会, 被选为委员会成员的成员明白,他们正在承担一项重大的承诺,这将需要持续的努力, 但它有个结局.

当家庭理事会有一项需要迅速解决的单一任务,而不是一个持续的问题时, 建议创建一个任务组. 一个特别工作组可能包括也可能不包括家庭委员会成员. 一个常见的例子是制定一项家庭就业政策,以指导企业内部关于家庭就业的期望和进程. 特别工作组的工作是在指定日期前提交建议的政策,然后解散.

在所有三种类型的子组中, 明确委员会或工作组的目的至关重要. 明确定义的角色和目标将有助于关注子团队和一组可交付成果. 委员会和特别工作组的一个额外好处是能够包括有独特或专门才能的家庭成员, 但因时间紧迫或无法当选而无法加入家庭委员会. 这是一种利用更多家庭集体智慧的方式.

8. 使用共识决策,但不要让它阻碍你

第一个, 当你实际上只是试图达成一致意见时,不要陷入寻求一致意见的陷阱. 家庭委员会的成员可以彼此友好,但并不总是意见一致. 事实上, 如果家庭委员会做了它应该做的, 分歧将会出现——希望能公开解决. 共识的定义是每个人都能接受的解决方案. 太多的家庭委员会会议因过多讨论同样的问题而陷入僵局,却没有什么解决办法.

尽职尽责的家庭委员会主席会知道什么时候对一个问题进行简单多数投票,然后继续讨论, 以及什么时候把它说出来——有时没有决心. 可以在讨论的早些时候进行意向性投票,看看每个人会如何决定. 一个主席提醒每个人对于小问题, 无论哪一种投票都意味着:“这是我的选择, 但我会支持多数人.“随着生产力的提高,家庭委员会将有更多的时间讨论重要话题.

9. 当一个解决方案还没有出现时,也许你需要一个过程

来自企业和家庭的重叠问题通常会提交到家庭委员会. 玛丽在这家公司的初级职位,工资比在这家公司工作了两年的乔治高. 在一些人看来,这很可疑,因为玛丽是首席执行官的女儿,而乔治是一个非运营股东的儿子——玛丽得到了特殊待遇吗?

家庭委员会急于找到答案. 有不义之事吗。有争讼说义的是谁呢? 家庭委员会不是家庭法庭——他们通常没有机会伸张正义.

它们能做的是成为产生信息、交流和鼓励倾听的催化剂. 他们还可以把问题引向正确的论坛, 哪一个经常远离家庭子群体的幕后渠道. 问:“什么是得到决心的方法??,而不是“谁有错”?是家庭委员会的巨大贡献.

10. 根据可交付成果制定目标并取得进展

设定有相关可交付成果的具体目标可以让其他人看到结果. 家庭理事会本身需要看到,它正在为鼓舞士气的目的发挥作用并取得进展. 了解家庭理事会潜在贡献的董事会和管理团队, 然而,人们可能会担心它的有效性, 看到结果也会受益. 具体可交付成果的例子包括:

  • 行为准则和冲突解决程序及政策
  • 家庭就业政策建议
  • 慈善哲学和合作资助的指导方针
  • 家族基金会或家族办公室需要的评估结果
  • 家庭协会成员旅费报销指南
  • 股东教育和发展计划
  • 为整个家庭所有年龄组提供教育课程

当然, 大部分的价值在于实现这些可交付成果的工作和协作. 更多的参与意味着更多的参与和对家庭议会工作的认可.

11. 在没有可交付成果的情况下创造目标并取得进展

尽管信任, 更好的人际关系, 家庭团结, 与业务策略和总体承诺的一致性很难表示为可交付的, 它们是家庭理事会极其重要的贡献. 它们也很难衡量.

然而,用测量来证明结果并不总是必要的. 如果网络良好的家庭理事会在实施重大的沟通改善后感觉到整个家庭的信任水平的改善, 在一个重要目标上正在取得进展. 在可交付成果和“难以衡量”的关键之间需要平衡.

12. 宣传家庭委员会正在做的事情

家庭委员会的成员往往以自我推销而告终,失去了家庭的尊重,因为他们不知道委员会代表家庭所做的工作. 家庭委员会在自我推销方面做得很好, 这不仅有助于他们的形象, 同时也帮助家庭意识到他们正在朝着自己的目标前进. 群发电子邮件或简报式备忘录都是传达家庭委员会的目标和成就的好方法.

另一种做广告的方法是从每个家庭分支中选择一位发言人,他要善于向那个分支传达家庭理事会正在发生的事情. 有些家庭理事会在结构上包括每个分会至少一名成员,该成员将被确定为负责在其分会内充当通讯联络人. 把信息传达出去有助于家庭体验一种成就感.

13. 举行足够的面对面会议

当家庭委员会成员在地理上分散的时候, 电话会议和视频会议对于通过更频繁的会议来增加群体交流很有吸引力, 管理差旅费用,利用优秀会员有限的时间. 定期安排的面对面会议通常每年举行两到四次,其间还会有电话会议. 然而, 家庭委员会主席不应仅仅依靠日历, 因为家庭委员会面临的议题的强度和重要性并不总是与日历相符.

有些人认为下面的指南很有价值. 在以下情况下使用面对面的会议:

  • 一个关键的局外人需要在家庭委员会发言, 例如企业首席执行官或家庭委员会和董事会举行联席会议时.
  • 关键问题需要解决, 比如家庭内部发生冲突,或者在最后期限前做出重大决定.
  • 一个重要的项目需要在成员之间相互协调的地方开始, 或者一个重要的项目即将结束,有不同的后续选择,需要一个决定.

在以下情况下使用电话会议或视频会议:

  • 组织和开展现场会议的前期工作.
  • 需要对一个项目进行跟踪, 或者检查项目进展,让人们对在面对面会议中发起的项目时间表负责.
  • 在需要关注的事项很少的情况下,维持家庭议会的势头.

一般, 使用电话会议和视频会议,使面对面的会议富有成效和价值.

14. 识别周期是正常的

一个常见的模式经常出现在新的家庭会议:大量的精力和目标设定在形成阶段, 成长的烦恼,因为成员学习一起工作, 完成已经堆积起来的项目积压, 然后是失望. 在完成阶段有那么多的热情, 然后在一段时间内没有什么重要的事情要做. 这种停机时间有时会持续一到两年.

然而,, 如果在经济衰退期间,家庭会去看他们的家庭委员会,并宣布他们失败了, 他们可能对自己造成了很大的伤害. 维持一个低能量或适度目的的家庭会议并使其正常运作, 因为它将再次有用, 到那时重建可能就太晚了.

15. 投资家庭委员会成员发展

在家庭委员会中任职需要各种技能,而这些技能通常不是大多数成员天生具备的. 在团队中获得共识, 谈判与家人, 解决模棱两可的情况, 以及向更广泛的家庭协会做演讲都是可以通过指导和培训来提高的技能. 家庭做得好不仅要鼓励, 但希望家庭委员会成员能发展自己的技能. 事实上, 在家庭议会任职是一个理想的发展机会,可以借助外部资源加以加强. 书籍对一些人来说是好的,但在研讨会和研讨会中发现的互动对大多数人是有帮助的. 也可寻求个别辅导,以加强家庭委员会成员的技能, 尤其是椅子.

有时,一个专用的外部资源(i.e. 为家庭议会服务的家族企业顾问),协助成员了解并向更广泛的家庭成员阐明不同的所有权角色, 家庭, 管理层和董事会. 这种利用资源工作的能力,然后将这种知识带到更广泛的家庭中,使家庭理事会的每个成员都有信心处理好这些问题. 作为回报, 家庭委员会成员擅长他们所做的事情,这给了家庭信心.

结论

家庭委员会可以成为家庭管理的有效工具, 如果能够形成并保持良好的决策和沟通. 他们需要有正确的领导和成员,他们有能力和承诺的过程.  在活动暂停的困难时期坚持到底,需要集中精力共同努力解决家庭未来的需要,并对眼前的需要作出反应.  家庭委员会有机会培养未来的家庭人才,促进家庭的长期和谐.

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本文的部分内容发表在 家族企业杂志, 2013年5月/ 6月 www.家庭businessmagazine.com. ​